क्या आप अपना समय बर्बाद कर रहे हैं?

दोस्तों ,

क्या आप  पूरे दिन व्यस्त हैं? क्या आप निरंतर समय के लिए Stretch कर रहे हैं?
यदि हां, तो यह संभव है कि आप अपने समय का सबसे अच्छा उपयोग नहीं कर रहे हैं ऐसा होने की संभावना है कि आपके पास बहुत सारे विकर्षण (distractions) हैं जो ‘कार्य’ के रूप में masked किए गए हैं और ये ये कार्य हैं जो आपके समय और ऊर्जा को खा रहे हैं

उदाहरण के लिए, क्या आप मानते हैं कि जब आप अपने ईमेल देख रहे हैं या बैठकों में बैठे हैं तो आप सुपर-उत्पादक हैं? आप ऐसा सोच सकते हैं, लेकिन दिन के अंत में – आपने वास्तव में कितना किया है?

सौभाग्य से, जैसा कि आप जल्द ही देखेंगे, यह संभव है कि (या कम से कम सिकुड़) असंगत सामान को खत्म करना संभव है ताकि आप उन कार्यों के लिए जगह बना सकें जो वास्तविक प्रभाव डालते हैं और भारी परिणाम लाते हैं। हालांकि, इससे पहले कि हम उस पर आते हैं, हम देखते हैं कि क्या होता है जब हम कम-प्रभाव कार्यों के लिए बहुत अधिक समय आवंटित करते हैं

विलंब , पार्किंसंस का law और अधिक टालमटोल (Procrastination)

ऑक्सफ़ोर्ड  Dictionary  में विलंब procrastination का वर्णन है: “कुछ देरी या स्थगित करने की कार्रवाई।” जाहिर है, यह एक ऐसा गुण नहीं है कि सफल लोगों के साथ जुड़ा हुआ है
अब, निष्पक्ष होना, समय-समय पर हम सभी विलंब के लिए दोषी हैं। यह वाकई केवल एक मुद्दा बन जाता है जब विलंब हमारे काम करने का डिफ़ॉल्ट तरीका होता है। मुझे यकीन है कि आपने सहकर्मियों को ऐसा पसंद किया है जो काम या प्रोजेक्ट जो भी काम करना चाहते हैं – वे लगातार आरंभ करने में नाकाम रहने के लिए कारण और बहाने पाते हैं।
आप उन लोगों में से एक नहीं हो सकते हैं, लेकिन …
मुझे यकीन है कि आप कम-प्रभाव या कम-वापसी कार्य जैसे ईमेल जांचना चाहते हैं, जब आप काम कर रहे हैं, तो आप गलत हैं या नहीं। मुझे यह पता है, क्योंकि मैं भी ऐसा ही करता था! जब मैं इन प्रकार के कार्यों पर काम कर रहा था तब मुझे विशिष्ट रूप से उत्पादक महसूस करना याद है – भले ही उन्होंने मुझे कभी भी सार्थक कुछ भी हासिल नहीं किया।
यह मुझे समझने में वर्षों लग गए, लेकिन कम प्रभाव पर समय और ऊर्जा पर ध्यान केंद्रित करना, महत्वहीन कार्य विलंब का एक रूप है। इसका कारण यह है – अगर हम खुद के साथ ईमानदार हैं – अधिक महत्वपूर्ण कार्यों और कार्यों से निपटने के बजाय रखरखाव के सामान पर काम करना आसान है।
पार्किंसंस का कानून

पार्किंसंस का LAw बताता है कि आपका कार्य आपके लिए उपलब्ध समय की मात्रा में फिट होने के लिए फैलता है। मेरे पिछले कामकाजी जीवन में, मुझे यह कानून विशेष रूप से उन कार्यों के साथ सच्चा होना चाहिए जो कम प्रभाव वाले थे।
ऐसा क्यों?

अच्छी तरह से, आपके अंग प्रणाली (मस्तिष्क के अंदर नसों और नेटवर्क नियंत्रण और भावनाओं को नियंत्रित करते हैं) आपके अधिक चुनौतीपूर्ण, उच्चतम-वापसी कार्यों पर काम करने के खिलाफ इस तरह की लड़ाई को डालती है, जो आपके काम का समर्थन करने वाले कम-प्रभाव वाले कार्य लगभग काम के रूप में कार्य करते हैं ‘ दरार ‘या काम कैंडी दूसरे शब्दों में, जब आप उन पर काम करते हैं तो आपको उत्पादक लगता है। यह समझ में आता है, क्योंकि आप सबसे ज्यादा सुपर-व्यस्त हैं लेकिन, जैसा कि मैंने पहले कहा था – कम-प्रभाव कार्यों में लगातार व्यस्त रहने का मतलब है कि आप नोट के कुछ भी पूरा करने में विफल होंगे।

कोई आदेश नहीं है
यह सोमवार की सुबह है, आप थका हुआ महसूस कर रहे हैं, और आप बस अपने कार्यालय में आ चुके हैं। आप एक मजबूत कॉफी लेते हैं, अपने डेस्क पर जाएं, अपने कंप्यूटर में लॉग इन करें और काम करना शुरू करें। हालांकि, आप तुरंत सामान्य उत्पादकता जाल में गिर जाते हैं जो लोगों को अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने से रोकता है – अर्थात्, आप प्राथमिकता या नियोजन के लिए किसी भी समय आवंटित करने में विफल होते हैं। इस वजह से, आप शायद किसी भी महत्वपूर्ण कामों तक पहुंचने से पहले महत्वहीन कार्यों की पूरी सूची पर काम करना समाप्त कर देंगे।

उदाहरण के लिए, सुबह में पहली बार कितनी बार आप खुद को ईमेल (और अपने सहयोगियों से गपशप) के साथ पकड़ रहे हैं? जवाब संभवतः – बहुत कुछ है! यह वास्तविक काम से पहले गर्म होने का तरीका हो सकता है, लेकिन ज्यादातर मामलों में, आप केवल यह पाते होंगे कि आप वास्तव में कुछ भी हासिल करने के बिना एक घंटे या अधिक खो देते हैं। आप यह भी पता लगा सकते हैं कि जब तक आपने ईमेल और गपशप के साथ पकड़ा है, तब तक आपको बैठक में बुलाया गया है। और जब तक बैठक समाप्त हो जाती है – आप संभवतः एक परियोजना को पूरा करने की समयसीमा याद कर चुके हैं

कंपनी की संस्कृति और खतरनाक बैठकें

मैं तुम्हारे बारे में नहीं जानता, लेकिन मैंने जिन जगहों पर काम किया है, मैंने इसे महसूस किया है कि: लोग चर्चा करने, पेश करने, समाधान खोजने के लिए बैठकों की स्थापना करना पसंद करते हैं।
लेकिन कई मामलों में, ये मीटिंग आपकी या अन्य लोगों के समय का सबसे अच्छा उपयोग नहीं हो सकती है
हालांकि कुछ बैठकों महत्वपूर्ण हैं, औसत कर्मचारी उन में अविश्वसनीय मात्रा का समय बर्बाद कर देते हैं: औसत कार्यालय कार्यकर्ता का 37 प्रतिशत समय बैठकों में खर्च होता है। (एक चौंकाने वाला आंकड़ा!)
इसके अलावा, 150 वरिष्ठ अधिकारियों के एक सर्वेक्षण में पाया गया कि उन्हें लगता है कि बैठक का 28 प्रतिशत समय का एक अनावश्यक अपशिष्ट है। (मैं तर्क करता हूं कि अधिकांश कर्मचारियों के लिए यह संख्या 50 प्रतिशत उत्तर है, क्योंकि वरिष्ठ अधिकारियों को सबसे बेकार बैठकों के लिए आमंत्रित नहीं किया जाता है!)
प्रॉडक्ट्स पर कार्य करना जैसे उतार-चढ़ाव कार्य के विपरीत अनुत्पादक बैठकें हैं। ये मीटिंग आपके समय का एक टन का उपयोग करती है, लेकिन आपके काम के आउटपुट पर वास्तव में कोई सकारात्मक प्रभाव नहीं है।

परिणाम

जीवन में सब कुछ परिणाम है और इसमें यह भी शामिल है कि आप अपना काम कैसे करते हैं
यदि आप अनावश्यक कार्यों पर बहुत समय बिताते हैं – तो आपको अच्छे परिणाम दिखाई नहीं देंगे। वास्तव में, आपकी उत्पादकता सबसे अच्छी स्थिति में स्थिर होने की संभावना है। बेशक, इसका कारण स्पष्ट है: आप अपना सर्वश्रेष्ठ काम नहीं कर रहे हैं क्योंकि आपके अंतराल को कम अंतराल वाले कार्यों को खत्म करने का प्रयास किया जा रहा है। इस बारे में दुखद बात है आप खुद को बाकी पैक के पीछे गिरने लग सकते हैं (उदा।, आपके साथियों, आपके सहकर्मियों) क्योंकि आपका प्रदर्शन तेजी से नीचे बराबर है
तो, आप इस मुद्दे के समाधान के लिए क्या कर सकते हैं?

पहले से कम प्रभाव वाले कार्यों के आदी होने के कारण अब मुझे इस छेद से आपकी मदद करने में सक्षम होने में विश्वास है।
सबसे पहले, जो भी आपकी नौकरी, कम प्रभाव वाले कार्य होंगे जो आप समाप्त कर सकते हैं।
ये सही है। आपके काम में हर एक समर्थन या रखरखाव कार्य या तो सिकुड़, प्रत्यायोजित या कुछ मामलों में – पूरी तरह से समाप्त हो सकता है आप इन कार्यों पर कितना समय और ध्यान लगाते हैं, इस बारे में बेहतर पकड़ हासिल करने के बाद, आप मुझे जो काम करना चाहते हैं उस पर काम करने के लिए अवसर खोलेंगे … वास्तविक सामान!

मेरे अनुभव से, यहां कुछ कम प्रभाव वाले कार्य हैं जो आप हटना या समाप्त करने में सक्षम होंगे:

1. आवर्ती, निम्न वापसी की बैठकों

2. कम-रिटर्न फोन कॉल, सोशल मीडिया और समाचार वेबसाइटों की उत्पादकता अश्लीलता और अन्य समयवाले।

3. कार्य और परियोजनाएं जो आपके समय, अनूठी प्रतिभा या कौशल का कम उपयोग नहीं करती हैं

4. कार्य और परियोजनाएं जिसमें आप नगण्य मूल्य में योगदान करते हैं – लेकिन जो आपके समय की बहुतायत में

वृद्धि करते हैं
उदाहरण के लिए ईमेल लें।

क्रिस बेली की प्रोडक्टिविटी प्रोजेक्ट में, उन्होंने एक अनौपचारिक सर्वेक्षण किया, जहां उन्होंने कई दोस्तों से पूछा, यह ध्यान रखने के लिए कि हर हफ्ते एक दिन काम पर नए ईमेल संदेशों की जांच कितनी बार की जाती है। उनके बीच औसत? एक आश्चर्यजनक 41 बार!

एक और (और इस बार, अधिक वैज्ञानिक) अध्ययन में पाया गया कि ज्यादातर लोग हर 15 मिनट के बारे में अपने ईमेल की जांच करते हैं – जो 8 घंटे के दिन 32 गुना तक बढ़ाता है।

जब आप एक दिन में 32 बार नए ईमेल की जांच करते हैं, तो 32 गुना आपका ध्यान पटरी से उतर जाता है, जिस पर आप काम करना चाहते हैं। उन स्थितियों में किसी भी मानसिक स्पष्टता को बनाए रखना बहुत मुश्किल है ईमेल एक महत्वपूर्ण समर्थन कार्य हो सकता है, लेकिन आपको इसे 32 बार एक दिन में नहीं देखना चाहिए।

ट्रैक पर आपका उत्पादकता वापस कैसे प्राप्त करें

ध्यान रखें

एक समय लॉग रखने का सरल कार्य आपको अधिक जानकारी देता है कि आप दैनिक पर क्या काम कर रहे हैं। लेकिन समय कहानी का केवल एक हिस्सा है। कम रिटर्न कार्य भी आपके ध्यान का एक बोतल उठते हैं।
इन कम वापसी कार्यों की पहचान करने के बाद, इस बारे में सोचें कि आप एक दिन या दो के लिए एक औपचारिक मिलान रखने के दौरान, आप पूरे दिन उन्हें कितनी बार फ़ोकस करते हैं।
उनकी गणना करें कि वे कितने समय और ध्यान का उपभोग करते हैं उदाहरण के लिए: ईमेल का जवाब देना, बैठकों में भाग लेना, कागजी कार्रवाई करना, अपना कैलेंडर प्रबंधित करना इत्यादि।
संभावना है कि आपके पास ऐसे रखरखाव-प्रकार के कार्य हैं जो आपके वास्तविक काम का समर्थन करते हैं – ग्रह पर हर कार्यालय का कार्यकर्ता ईमेल के साथ पानी भर जाता है और कई बैठकों और घटनाओं के लिए आमंत्रित किया जाता है। लेकिन, जैसा कि मैंने पहले हाइलाइट किया था, उन सपोर्ट कार्यों को हटना, प्रतिनिधि या यहां तक ​​कि समाप्त करना संभव है आप ऐसा कर सकते हैं – और आप निश्चित रूप से चाहिए!
मुझे कम-रिटर्न समर्थन कार्यों को सिकुड़ने के लिए सबसे प्रभावी जवाब मिल गया है कि आप इन कार्यों पर कितना समय और ध्यान लगाते हैं – और फिर सीमाओं को निर्धारित करके उन्हें सिकुड़ते हैं।
आपके काम में कुछ समर्थन कार्य आपके समय की बजाय आपके ध्यान की असीमित राशि लेते हैं। उदाहरण के लिए, अधिकांश ईमेल केवल एक या दो मिनट का जवाब देते हैं, लेकिन जब आप अपने ईमेल को दिन में दर्जनों बार जांचते हैं, तो उन अनगिनत बार आपको ईमेल पर ध्यान केंद्रित करने के लिए महत्वपूर्ण कुछ पर ध्यान केंद्रित करने से बदलाव करना पड़ता है।
मल्टीटास्किंग से जुड़े स्विचिंग लागत भारी हो सकती हैं (अच्छे तरीके से नहीं!)
बेशक, अनिश्चितता भी है जो आपके पास नए संदेश हैं या नहीं, यह जानने के साथ आता है – जो आपका ध्यान प्रभावित करता है और फिर अक्सर ईमेल अलर्ट होते हैं जो आप को तब बाधित करते हैं जब आप वास्तव में कुछ अधिक उत्पादक पर काम करने की कोशिश कर रहे होते हैं।
ईमेल जैसे कार्यों के लिए, समय और उत्पादकता पर उनके प्रभाव को कम करने का सबसे अच्छा तरीका यह है कि मैं इसे पूरे दिन में कितनी बार फ़ोकस करता हूं। मैं अपना ईमेल अलर्ट बंद कर देता हूं, और केवल कुछ विशिष्ट समय पर ईमेल की जांच करता हूं: सुबह, दोपहर के भोजन से पहले, और दिन के अंत में
वही बैठकों के लिए चला जाता है
केवल हर मीटिंग को आपको आमंत्रित करने को स्वीकार न करें। इसके बजाय, एक सप्ताह में बैठे बैठकों की संख्या को सीमित करें न केवल आप अपने वास्तविक काम को प्राप्त करने के लिए समय खाली करेंगे – लेकिन आगे बढ़कर आप सहकर्मियों को अनावश्यक बैठकों में आमंत्रित करने से हतोत्साहित करेंगे।

इसलिए, कृपया कम-रिटर्न कार्यों को अपने उत्पादकता स्तर को नरक में खींचने न दें। योजना के साथ प्रत्येक कार्य दिवस, सप्ताह और महीने शुरू करें उन चीजों को जानें जिन्हें आप हासिल करना चाहते हैं – और समय बर्बाद कर रहे गतिविधियों को कम करने और समाप्त करने से – आगे बढ़ो और उन्हें प्राप्त करें!

मैं आपसे वादा करता हूँ, जब आप बड़े सामानों पर अपना ध्यान केंद्रित करते हैं, तो आप अपनी उत्पादकता में उत्साहित हो जाएँगे। आपके मालिक और सहकर्मियों ने आप को नई आँखों से देखेंगे उन्हें आश्चर्य होगा कि अब आप कितना पूरा करने का प्रबंधन करते हैं – प्रतीत होता है, बहुत कम समय के साथ एक बात तो सुनिश्चित है। आपका नया सुपर-उत्पादक काम जीवन समय पर आपको शानदार लाभांश देगा ये नौकरी की संतुष्टि में बढ़ोतरी, बढ़ोतरी और यहां तक ​​कि पदोन्नति के रूप में भी आ सकती है।
जैसा कि कहा जाता है … दुनिया आपके लिए सीप है! so enjoy your success

Santosh Pandey

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